De financiële afdeling start volgende week met het traject van de teamcoaches. De vijf medewerkers kijken ernaar uit. Ze hopen vooral slagen te kunnen maken in de digitalisering van de administratie en het stroomlijnen van de benodigde gegevens. De zucht naar meer zelfstandigheid leeft bij hen minder. “Wij functioneren eigenlijk al als zelforganiserend team.”
Binnen het team heeft ieder zijn specialiteit, maken ze duidelijk. Heleen Verdenius voert de salarisadministratie, Harriët Stenveld beheert de bewonersadministratie. Joke Schotman is verantwoordelijk voor de zorgadministratie naar zorgkantoor en gemeentes en Ingrid Hoekstra doet de algehele boekhouding. Hun bureaus staan in carré tegenover elkaar, heeft de een informatie nodig van de ander dan gaat dat in no time over en weer. De verschillende financiële lijntjes komen weer tezamen bij Taco Honingh, die de bestuurder op de hoogte houdt. Vier vrouwen met aan het hoofd een man. “Wel rolbevestigend, hè”, grinnikt Joke. Maar het valt niet te ontkennen: “Taco is de baas, al ziet hij dat zelf niet zo. Wij drukken hem in die positie.” Taco’s poging om tegen deze voorstelling van zaken te protesteren, wuiven zijn collega’s lachend weg.
Dan maar over naar de vraag die onvermijdelijk opkomt als je met de insiders om tafel zit. Hoe staat OlmenEs er eigenlijk voor? De vijf kijken elkaar eens aan. Er is eigenlijk maar één antwoord op mogelijk: “We doen het goed. Niet in de laatste plaats omdat de overheid de eerder aangekondigde
bezuinigingen op de gehandicaptenzorg heeft teruggedraaid”, merkt Taco daarbij op. “Dat biedt natuurlijk geen garantie voor de toekomst, wel staat vast dat je zorg moet blijven leveren. Dat inzicht lijkt inmiddels wel breed geland bij politieke beleidsmakers.” Dat neemt overigens niet weg dat OlmenEs moet doorgaan op het ingeslagen traject naar meer doelmatigheid, meent hij. “Wij spelen daar al proactief op in, dat is onze kracht als ondersteunende afdeling in een kleinschalige organisatie. We zitten overal bovenop en weten wat er bij de groepen speelt. Als we vragen hebben, gaan we direct verhaal halen of doen een verbetervoorstel. Zo duwen we de zaak een beetje op. Daarnaast voeren we een inzichtelijke administratie op basis waarvan de organisatie besluiten kan nemen. Ook in die zin vormen we een wezenlijk onderdeel van
OlmenEs.”
Dat roept de vraag op wat er straks voor hen valt te halen bij het verbetertraject. Daar is het team zelf ook benieuwd naar. Taco ziet het doorlichten vooral als kans om de repetitieve werkzaamheden te minimaliseren. “We doen nu soms dingen noodgedwongen dubbel omdat we deels nog met papier werken, zoals bij het factureren. En door onderdelen digitaal beter op elkaar af te stemmen, kunnen we ook slagen maken in de efficiëntie. Heleen valt hem bij. “De salarisadministratie kent al een selfservice applicatie waarmee de medewerkers digitaal hun loonstrook kunnen bekijken. Ik zie mogelijkheden om de applicatie uit te breiden zodat de medewerkers die straks ook kunnen gebruiken om te declareren en om verlof aan te vragen.” De verbeteringen liggen dus met name op het technisch inhoudelijke vlak, verwachten ze met elkaar. Of die dan ook daadwerkelijk hun beslag krijgen, hangt natuurlijk af van de financiële consequenties, meent Harriët. “Ik werk met een computerprogramma dat niet de mogelijkheid heeft om benodigde lijsten in één keer uit te draaien, de gegevens moeten per kostenplaats worden aangevraagd. Misschien komt eruit dat we op zoek moeten naar een ander softwarepakket.”
Bang dat ze zichzelf overbodig maken door de verregaande efficiency en digitalisering, is de afdeling niet. Niettemin sluit het team overdracht van taken niet uit, maar daar zal dan weer een meer controlerende en adviserende invulling voor terugkomen, is de overtuiging. “Wij zijn een primair onderdeel van de instelling”, zegt Taco. “Financiën kun je ook outsourcen, maar dan ben je de voeling kwijt. Wij komen de bewoners en medewerkers dagelijks tegen en dat vertaalt zich in het werk. We reageren snel.” Dat de bewoners hen ook bij naam blijken te kennen, verbaast dan weer. Maar misschien onderschatten ze wat dat aangaat ook wel hun rol in het geheel. Harriët heeft tenslotte regelmatig contact met de ouders/vertegenwoordigers en bij Ingrid komen de werknemers van de winkel dagelijks langs om de opbrengst af te storten. Joke: “En we gaan naar de dagopeningen en diverse bijeenkomsten. Dus ja, zo onbekend zijn we blijkbaar ook weer niet.”
OlmenEs is een gemeenschap voor volwassenen met een verstandelijke beperking centraal in Noord Nederland. Antroposofie is onze basis. Wij bieden zorg, begeleiding en ondersteuning bij het samen wonen, samen werken en samen leven. Voor ons is de persoonlijkheid van de bewoner leidend, niet zijn beperking.