Medewerker Receptie/Secretariaat

Over deze vacature

In verband met zwangerschapsverlof van een collega zijn wij op zoek naar een

Medewerker Receptie/Secretariaat 

24 tot 28 uur per week in overleg
voor de periode van het zwangerschaps- en bevallingsverlof (maximaal 8 maanden).

Heb je ervaring als receptionist of secretariaatsmedewerker en heb je een proactieve, samenwerkingsgerichte en positieve instelling? Dan zoeken we jou!

De organisatie    

OlmenEs is een woon- en werkgemeenschap voor volwassenen met een verstandelijke beperking. OlmenEs heeft de ervaring en overtuiging dat het leven in een veilige en vertrouwde gemeenschap voorziet in de behoefte van de bewoners. Juist de samenhang in wonen, werken, culturele en vrijetijdsactiviteiten maakt OlmenEs bijzonder en onderscheidend. Binnen de setting van de woon- en werkgemeenschap, waarin ‘het gewone leven’ de boventoon voert, vindt professionele begeleiding en behandeling plaats. Op dit moment is OlmenEs volop in ontwikkeling teneinde de teams te laten functioneren conform de visie en het beleid van OlmenEs.

Onze zorgvisie

Bij OlmenEs werken we vanuit een antroposofische zorgvisie, met de kernwaarden ontwikkeling en verbinding als leidraad. Deze waarden zijn voelbaar in alles wat we doen, van zorgverlening tot samenwerking, van leiderschap tot onze maatschappelijke rol.

De kernopdracht in deze functie

Als medewerker receptie/secretariaat ben je samen met drie collega’s verantwoordelijk voor de receptionele, secretariële en administratieve ondersteuning binnen OlmenEs. Het is een afwisselende functie met een breed takenpakket, waarin geen dag hetzelfde is.

Je bent het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe contacten en zorgt samen met het team voor een soepele informatie- en communicatiestroom. Je verwerkt in- en uitgaande correspondentie, stelt brieven op in de huisstijl van OlmenEs en verzorgt de verzending en ontvangst. Daarnaast behandel je e-mails, bereid je vergaderingen voor, maak je verslagen en bewaak je de opvolging van actiepunten.

Ook ondersteun je leidinggevenden en gedragsdeskundigen, onder andere met agendabeheer en andere organisatorische taken. Samen met je collega’s vorm je het secretariaatsteam en werk je onder aansturing van de leidinggevende staf. In deze rol heb je veel contact met bewoners en medewerkers binnen OlmenEs, evenals met ouders, verwanten en externe organisaties.

Wat neem je mee?

• Je hebt een afgeronde opleiding op minimaal MBO-4 niveau, bij voorkeur op het gebied van secretariële ondersteuning.  
• Je hebt werkervaring in een vergelijkbare functie.
• Microsoft en Outlook hebben geen geheimen meer voor jou.
• Je bent proactief, samenwerkingsgericht en positief.
• Je hebt een oplossingsgerichte- en dienstverlenende houding en mentaliteit.
• Je houdt van dynamiek, bent stressbestendig en accuraat.
• Je bent representatief, zichtbaar en open in je communicatie.
• Je kunt goed het overzicht bewaren en bent in staat bij te dragen in de ontwikkeling naar zelforganisatie.
• Je kan goed omgaan met feedback en hebt een gezonde portie zelfreflectie.
• Je bent flexibel inzetbaar. 

Wat biedt OlmenEs?

• Een prettige en inspirerende werkomgeving waar ruimte is voor eigen initiatief en persoonlijke ontwikkeling.
• De mogelijkheid om een relevante bijdrage te leveren aan de ontwikkeling van de organisatie en daarmee de duurzame zorg voor onze bewoners.
• De mogelijkheid om je te ontwikkelen door middel van het volgen van cursussen en/of opleidingen.
• De mogelijkheid om deel te nemen aan een rijk cultureel leven voor zowel bewoners als medewerkers.
• Een prachtige werkomgeving, midden in de natuur.
• Kinderopvang op het terrein.
• Werk waar je trots op kunt zijn.

Arbeidsvoorwaarden

Het betreft een tijdelijke functie voor 24 t/m 28  uur per week voor de duur van maximaal 8 maanden. Na het invullen van het zwangerschaps- en bevallingsverlof is het mogelijk om voor een beperkt aantal uren vast in dienst te komen. 

De arbeidsvoorwaarden zijn conform de CAO Gehandicaptenzorg. Het salaris bedraagt - afhankelijk van ervaring - maximaal € 3.564,00  bruto bij een fulltime dienstverband (FWG 35).